Die 6 häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Ulrike Hanninger
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13.10.2023, 12:29 Uhr

Überprüfen und Geld sparen

Sechs typische Fehler in der Nebenkostenabrechnung

VonUlrike Hanninger
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Die Frist für die Steuererklärung 2022 endet am 2. Oktober 2023. Genug Zeit, um noch schnell die Nebenkostenabrechnung auf Fehler zu überprüfen.

Mieter sollten der jährlichen Nebenkostenabrechnung nicht blind vertrauen. Mit einer gründlichen Prüfung und Kontrolle der einzelnen Posten lassen sich im Durchschnitt mehrere Hundert Euro bei der Steuererklärung sparen, deren Abgabefrist Anfang Oktober abläuft. Fehler und falsche Angaben sind nämlich keine Seltenheit, wie Finanztipp.de in einem aktuellen Artikel deutlich macht.

Wann sollte man die Nebenkostenabrechnung auf Fehler überprüfen?

Nebenkostenabrechnung mit Geldscheinen. Bei der Nebenkostenabrechnung können Fehler passieren, die richtig teuer werden können. — Es macht sich bezahlt, die Nebenkostenabrechnung Punkt für Punkt nach Fehlern abzusuchen.
© Sascha Steinach/Imago

Stutzig sollten Mieter werden, wenn die Kosten im Vergleich zum Vorjahr deutlich gestiegen sind. Vergleichen Sie die beiden Rechnungen. Denn nicht alle bösen Überraschungen sind auf Inflation, gestiegene Energiepreise oder die Änderungen für Verbraucher, die ab August 2023 gelten, zurückzuführen.

Die häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Kontrollieren Sie, ob der Abrechnungszeitraum auch tatsächlich der Mietdauer entspricht. Wer gerade erst eingezogen ist, muss nicht für das gesamte Jahr aufkommen.
Gleichen Sie die Kostenpunkte mit Ihrem Mietvertrag, der vor der Unterschrift genau auf Fallen überprüft werden sollte, ab. Was dort nicht angeführt wird, müssen Sie auch nicht bezahlen. Achten Sie besonders auf Rechnungen für Bankgebühren/Kontoführungsgebühren, die Hausverwaltung, einmalige Reparaturkosten, Versicherungen oder Anbringung und Wartung von Rauchmeldern und Feuerlöschern.
Die Kosten für warmes Wasser werden oft nicht nach dem wahren Verbrauch abgerechnet, sondern anhand einer Formel geschätzt. Ist die Summe in Ihrem Fall realistisch?
Für Zahlungen, die mehr als zwölf Monate zurückliegen, müssen Sie nicht aufkommen. Der Vermieter hat genau ein Jahr lang Zeit, um die Abrechnung zu erstellen, nicht mehr.
Heizkosten, für die in bestimmten Fällen ein Zuschuss beantragt werden kann, werden anhand eines sogenannten Verteilerschlüssels ermittelt und dann auf das gesamte Haus umgelegt. Normalerweise ergibt sich die individuelle Summe anhand der Wohnfläche. Gleichen Sie die Angaben mit denen in Ihrem Mietvertrag ab und scheuen Sie sich nicht, im Zweifel Ihre Räumlichkeiten mit dem Maßband nachzumessen. Die Quadratmeterangaben sind oft sehr großzügig bemessen.
Werden Wohnungen in Ihrem Haus gewerblich genutzt, treibt das erfahrungsgemäß die Nebenkosten in die Höhe. Das darf nicht auf die übrigen Mieter umgewälzt werden, sondern muss gesondert abgerechnet werden.

Neun Fehler, die Sie bei der Steuererklärung viel Geld kosten

Mutter und erwachsene Tochter — Unterhalt für volljährige Kinder: Zahlungen für unterhaltsberechtigte Personen (z.B. Kinder, Eltern, anderes Elternteil des gemeinsamen Kindes) lassen sich in der Regel absetzen. Dazu gehört etwa auch der Unterhalt für erwachsene Kinder, die studieren, aber noch daheim wohnen. Für 2022 können für Sprösslinge über 25 einen Betrag von maximal 10.347 Euro absetzen (zzgl. Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge). Die Kinder müssen nicht angeben, ob die Eltern den Unterhalt geltend machen. (Symbolbild) © YAY Images/Imago

Schreibtisch in modernem Arbeitszimmer — Arbeitszimmer nicht absetzen: Wurde 2022 ein Raum (kein Durchgangszimmer) fast ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt, können etwa Miete und Nebenkosten anteilig abgesetzt werden. Wichtig hier: Der Raum muss den Mittelpunkt der Arbeit darstellen und das muss belegbar sein. Ist das nicht der Fall, können Kosten nur bis zu 1.250 Euro abgesetzt werden. Wenn das Arbeitszimmer nicht den gesetzlichen Ansprüchen entspricht, kann man die Homeoffice-Pauschale in Anspruch nehmen (max. 600 Euro). (Symbolbild) © Addictive Stock/Imago

Frau in Videocall zu Hause — Internet und Telefon im Homeoffice: Oft vergessen: Wenn die privaten Leitungen von Internet und Telefon beruflich mitgenutzt werden, können davon 20 Prozent der Kosten als Werbungskosten abgesetzt werden. Wichtig: höchstens 20 Euro im Monat. Die Kosten werden ersetzt zu denen von Arbeitszimmer oder Homeoffice (2022: 120 Tage à fünf Euro). (Symbolbild) © Rainer Berg/Imago

Klempner repariert Abfluss — Handwerker-Anfahrt: Auch bei Handwerkern lässt sich ein bisschen Geld wiederholen. 20 Prozent Steuerrabatt gibt es auf die ausgewiesenen Lohnkosten (s. Rechnung). Dazu gehören etwa die Entsorgung von Grüngut, Anfahrts- oder Verbrauchsmittelpauschalen. Tipp: Immer Rechnungen aufschlüsseln lassen, Belege aufheben und nicht bar zahlen. (Symbolbild) © Monkey Business 2/Imago

Weibliche Autofahrerin, Nahaufnahme

Fahrt zur Praxis: Nur wenige Menschen wissen, dass man auch die Fahrten zu Ärzten, Therapie oder Reha-Maßnahmen absetzen kann (30 Cent/gefahrener Kilometer). Alle Kosten rund um die Gesundheit gelten als außergewöhnliche Belastungen. Als Nachweis reicht eine einfache Aufstellung der Fahrten aus. (Symbolbild) © Matej Kastelic/Imago

Gesundheitskarte mit Geldscheinen.

Kinder-Krankenkassenbeiträge: Befindet sich das Kind in einer Ausbildung, ist es meist günstiger, wenn die Eltern seine Sozialversicherungsbeiträge in der eigenen Steuererklärung angeben. Auch, wenn das Kind selbst Versicherungsnehmer ist. Hier liegt großes Sparpotenzial und für den Nachwuchs gibt es keinen Nachteil. Sie sind erst ab einem Bruttoeinkommen von 13.150 Euro steuerpflichtig. (Symbolbild) © Zerbor/Imago

Geschäftsmann isst Nudeln mit Kollegen, Nahaufanahme

Verpflegungspauschale nicht angeben: Sind Arbeitnehmer viel unterwegs und eben nicht im Homeoffice, kann die Verpflegungspauschale geltend gemacht werden. Bei Abwesenheiten von acht Stunden und mehr sind das 14 Euro pro Tag, bei 24 Stunden 28 Euro und die An- und Abreisetage bringen je 14 Euro. Dazu zählt es übrigens auch, wenn man Wohnung oder Büro für das Mittagessen verlässt (Pause muss allerdings nachgewiesen werden, z.B. mit Arbeitgeberbescheinigung oder Tabellen zur Zeiterfassung). (Symbolbild) © Josep Suria/Imago

Mercedes Autohaus bietet Geschäftswagen an.

Zu viel für Firmenwagen gezahlt: Arbeitnehmer versteuern ihren Dienstwagen zusätzlich zum Monatsgehalt (Privatfahrten um ein Prozent, Dienstfahrten um 0,03 Prozent je Entfernungskilometer). Aber: Wer 2022 den Großteil der Zeit im Homeoffice war, kann seinen Bruttolohn um die zu viel versteuerten Fahrten mindern. (Symbolbild) © Arnulf Hettrich/Imago

Zwei Stempel je mit den Worten Steuer und Erklärung.

Verspätete Abgabe: Wer den Stichtag für die Steuererklärung verpasst (für 2022 ist das der 02. Oktober 2023), zahlt einen Verspätungszuschlag von mindestens 25 Euro pro angebrochenem Monat. Wer seine Steuererklärung also pünktlich dem Finanzamt zukommen lasst, zahlt nichts drauf. (Symbolbild) © Felix Schlikis/Imago

Was kann man tun, wenn die Abrechnung tatsächlich falsch ist?

Wer Fehler gefunden hat, sich selbst aber nicht ausreichend gut mit dem Thema auskennt, bekommt professionelle Hilfe beim Mieterverein vor Ort, beim Rechtsanwalt oder dem Steuerberater. Letzterer kostet zwar ein gewisses Honorar, holt mit seinem Fachwissen für Sie aber das Beste heraus. Eine gute Anlaufstelle sind auch Unternehmen, die sich auf Nebenkosten spezialisiert haben. Rechtsdienstleister wie Mineko bieten diesen Service online an. Auf ihrer Website finden sich überzeugende Argumente für eine Prüfung: So sind laut deren Angaben 90 Prozent der Nebenkostenabrechnungen um 317 Euro erhöht.

Ganz konkret heißt, dass man selbst oder der Beauftragte offiziell Widerspruch einlegt. Entsprechende Widerspruchsformulare findet man als Mustervorlagen im Internet. Füllen Sie das Formular aus und benennen Sie ganz konkret die fehlerhaften Punkte. Beharren Sie zudem auf Ihrem Recht, die Belege einzusehen. Allein darüber können eventuelle Ungereimtheiten oft geklärt werden.

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Wann verjährt das Widerspruchsrecht?

Mieter haben genau ein Jahr lang Zeit, gerechnet vom Eingang der Nebenkostenabrechnung, um Widerspruch einzulegen. Die in der Rechnung genannte Frist zur Zahlung muss dennoch eingehalten werden. Haben Sie mit dem Widerspruch Erfolg, erhalten Sie Ihr Geld zurück. Die Rückerstattungen für einige Auslagen können sogar sehr hoch ausfallen.