Gehaltsabrechnung einfach erklärt: Abkürzungen und Fachausdrücke

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28.04.2023, 11:14 Uhr

Schluss mit kompliziertem Fachjargon

Gehaltsabrechnung einfach erklärt: Das bedeuten die Abkürzungen und Fachausdrücke

Gehalt oder Lohn, brutto oder netto? Um die monatliche Entgeltabrechnung richtig zu verstehen, sollte man sich mit den Fachbegriffen beschäftigen.

Werfen Sie jeden Monat einen genauen Blick in Ihre Gehaltsabrechnung? Wohl die wenigsten Arbeitnehmer würden diese Frage bejahen. Dennoch lohnt sich eine regelmäßige Überprüfung der Entgeltabrechnungen Ihres Arbeitgebers, denn nicht selten finden sich dabei versehentliche oder auch absichtliche Fehler.

Witschafts-Experten raten dazu, mindestens einmal im Jahr — beispielsweise parallel zur Steuererklärung mit den ganzen Möglichkeiten, Dinge abzusetzen — die gesammelten Abrechnungen der letzten Monate durchzugehen und auf Richtigkeit zu überprüfen. Das funktioniert aber nur dann, wenn man die komplizierten Begriffe und Abkürzungen kennt. Damit Sie in Zukunft den vollen Durchblick haben, finden Sie im Folgenden die wichtigsten Infos rund um die Lohnabrechnung.

Was ist eigentlich eine Entgeltabrechnung? Die wichtigsten Infos

Schlussteil der Entgeltabrechnung mit Euromünzen auf dem Dokument, Symbolbild. — So verstehen Sie Ihre Abrechnung. (Symbolbild)
© richterfoto/Imago

Laut Gesetz müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern mindestens einmal im Monat eine schriftliche Abrechnung zukommen lassen. Die sehen, je nach Unternehmen, unterschiedlich aus, enthalten aber häufig ähnliche Begriffe. Hier eine kurze Übersicht der Begrifflichkeiten.

Entgeltabrechnung: Beschreibt alle Arten von Abrechnungen, die Monat für Monat vom Arbeitgeber ausgestellt werden und ist eine Auflistung aller Auszahlungen und Abzüge
Entgelt: Unterscheidet zumeist zwischen Gehalt und Lohn
Gehalt: Ist genau festgesetzt und fällt in jedem Abrechnungszeitraum gleich hoch aus
Lohn: Setzt sich aus der geleisteten Arbeitszeit zusammen, kann monatlich je nach Anzahl der Arbeitsstunden variieren

Obwohl sie häufig synonym verwendet werden, sind Gehalts- und Lohnabrechnungen nicht dasselbe, können jedoch unter dem Oberbegriff Entgeltabrechnung zusammengefasst werden. Aus den darauf zu findenden Auflistungen erkennt man, wie hoch das monatliche Bruttogehalt ist und ob einmalige Bezüge wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld ausgezahlt wurden. Am interessantesten hier ist aber wohl die Angabe des Nettogehalts – also der Summe, die nach den Abzügen von Steuern und Sozialabgaben übrig bleibt und am Ende auf dem Konto des Arbeitnehmers landet.

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So ist die Entgeltabrechnung im Regelfall aufgebaut

Die Entgeltabrechnung ist in aller Regel in einen Kopf-, Haupt und Schlussteil gegliedert. Jede dieser Passagen beinhaltet unterschiedliche Infos, die dem Mitarbeiter Auskünfte über sein Gehalt/seinen Lohn geben.

Im Kopfteil finden sich die Daten für die Anstellung und Entgeltauszahlung. Dazu gehören etwa die Adressen von Arbeitnehmer und Arbeitgeber sowie Angaben unter anderem zu Steuerklasse, Anstellungszeitraum und Versicherungsnummer.

Im Hauptteil wird dann die Zusammensetzung der Entgeltauszahlung aufgelistet. In diesem Abschnitt sind dementsprechend die Bruttobeträge für Gehalt/Lohn angegeben, ebenso wie einmalige Bezüge, Steuern, Sozialabgaben und anderweitige Abzüge. Außerdem findet man hier auch den tatsächlichen Auszahlungsbetrag, also die Nettosumme.

Der Schlussteil der Abrechnung setzt sich ähnlich wie der Kopfteil aus generellen Informationen zusammen. Zumeist sind hier die Kontodaten des Mitarbeiters neben der Gesamtsumme des Unternehmens angegeben. Außerdem enthält der Abrechnungsschlussteil meist eine Verdienstbescheinigung für den vergangenen Zeitraum.

Aufbewahrungsfristen: So lange müssen gängige Dokumente aufbewahrt werden

Ein Mann hält zwei deutsche Reisepässe in der Hand — Pässe und Ausweise: Generell gilt, dass Ausweisdokumente wie Personalausweis oder Reisepass (s. Foto) ein Leben lang aufbewahrt werden müssen. Als Ausweisinhaber darf man Kopien anfertigen – das ist z.B. auf Reisen praktisch, sollte man dort das Original verloren haben. Bei Verlust von Ausweis oder Pass muss man zeitnah Polizei oder Bürgeramt benachrichtigen. Gegen eine Gebühr von zehn Euro stellt das Bürgeramt ein vorläufiges Dokument aus, bis man das neu beantragte Original wieder in Händen hält. © Michael Bihlmayer/Imago

Neugeborene im Krankenhaus, Washington — Urkunden: Ebenfalls ein Leben lang begleiten sollten einen Menschen die Geburtsurkunde (nötig u.a. zur Kindergeldbeantragung, Eheschließung und den Rentenantrag), die Heirats- und Scheidungsurkunde und später auch die Sterbeurkunde, auch wenn diese eher für die Angehörigen wichtig sein wird. Sie sollten immer im Original aufbewahrt werden, in manchen Fällen reicht auch eine beglaubigte Kopie. Bei Verlust können Geburtsurkunde und Co. im Standesamt des Geburtsortes angefragt werden (Symbolbild) © Edwin Remsberg/Imago

Symbolbild, Hängesortierung mit verschiedenen Etiketten, im Fokus ist „Erbschaft“. — Erbschein: Der Erbschein gehrt, wie auch die Geburts- oder Heiratsurkunde, du den Dokumenten, die man ein Leben lang aufbewahren sollte. Im Idealfall lässt man sich gleich mehrere Exemplare aushändigen, da das Original an mehreren Stellen vorgelegt werden muss (z.B. Banken, Versicherungen oder Grundbuchamt). Bei Verlust kann ein neuer Erbschein beim Nachlassgericht beantragt werden, die Kosten richten sich hier nach der Höhe des Erbes. (Symbolbild) © Zerbor/Imago

Ein Stempel aus Holz liegt auf einem Dokument. Deutsche Aufschrift: Sozialversicherung — Sozialversicherungsausweis: Wie andere Ausweisdokumente auch muss das Sozialversicherungsdokument ein Leben lang aufbewahrt werden. Die Nummer ist etwa für Arbeitgeber wichtig (Anmeldung Sozialversicherung), hier kann auch das Original gefordert werden. Die Nummer selbst steht auch auf der entsprechenden Meldebescheinigung. Bei Verlust können gesetzliche Krankenversicherung oder Rentenversicherung einen neuen Ausweis erstellen. (Symbolbild) © BBO/McPHOTO/Imago

Symbolbild, Zeugnis eines Gymnasiums

Zeugnisse: Das Zeugnis der ersten Klassen ist hierbei nicht ganz so wichtig. Abschlusszeugnisse jeglicher Art sollten jedoch immer lebenslang aufbewahrt werden. Ausbildungs-Dokumente ab dem 16. Lebensjahr sind für die spätere Rente wichtig, und die jeweiligen Abschlusszeugnisse für zukünftige Ausbildungs- oder Jobstellen. Wenn möglich, sollten sie im Original vorhanden sein, bei Bewerbungen kann auch eine beglaubigte Kopie ausreichen. Bei Verlust können sie in der jeweiligen Ausbildungsstätte neu angefordert werden. Kostenlos ist das in der Regel aber nicht. (Symbolbild) © Thomas Trutschel/photothek/Imago

Symbolbild für einen Arbeitsvertrag

Arbeitsverträge: Den aktuellen Arbeitsvertrag sowie Arbeitszeugnisse sollte man bis zur Rente behalten. Auch, wenn man in eine Tochterfirma wechseln oder ins alte Unternehmen zurückmöchte, sollte der betreffende Arbeitsvertrag aufbewahrt werden. Ist dies nicht der Fall, können alte Verträge entsorgt werden – die Abschlusszeugnisse bewahrt man allerdings auf. Bei beiden Dokumenten reichen Kopien aus, auch digitale. Sie bei Verlust neu anzufragen, kann sich als schwierig gestalten. Ansprechpartner sind hier aber die jeweiligen Personalabteilungen. (Symbolbild) © bspieldenner/Imago

Lohnsteuerbescheinigung mit Euroscheinen

Lohnsteuerbescheinigungen: Hier reicht eine Kopie und die Aufbewahrung von einem Jahr, nach Erhalt des Steuerbescheids (dieser muss übrigens mindestens elf Jahre aufbewahrt werden). Arbeitnehmer prüfen mithilfe der Bescheinigung, ob vom Arbeitgeber korrekte Daten ans Finanzamt übermittelt wurden. Vom Arbeitgeber gibts bei Verlust auch eine Ersatzbescheinigung. (Symbolbild) © B. Leitner/McPHOTO//Imago

Symbolbild Lebensversicherung, Unterlagen

Versicherungspolicen: Bei Versicherungspolicen gilt es, sie bis zum Vertragsende plus drei zusätzliche Jahre aufzubewahren. Das ist die sogenannte Verjährungsfrist. Ausnahme hier: die Lebensversicherung. Die ist auch über den Tod hinaus aufzubewahren. Im Idealfall liegen Original oder ein entsprechendes Ersatzdokument vor, bei Verlust werden vom Versicherer Zweitdokumente ausgestellt. Für alltägliche Anliegen reicht in der Regel aber immer die jeweilige Versicherungsnummer aus. (Symbolbild) © imagebroker/Imago

Symbolbild für Buchhaltung, Lohnabrechnung

Gehaltsabrechnungen: In der Regel sammelt man diese für das laufende Jahr und gleicht sie mit der Lohnsteuerbescheinigung am Ende des Jahres ab. Stimmt alles, können die Monatsabrechnungen weg. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, kann sie z.B. digitalisieren und so platzsparend aufbewahren. Ersatz gibt es bei der jeweiligen Personalabteilung. Lohnabrechnungen werden dann wichtig, wenn man Arbeitsverhältnisse oder Betriebsrentenzahlungen nachweisen muss. (Symbolbild) © DocRB_PhotoDesign/Imago

Eine Hand blättert durch einen Kontoauszug-Ordner

Kontoauszüge: Privatleute bräuchten Kontoauszüge gar nicht aufzubewahren, es gibt diesbezüglich kein Gesetz. Empfohlen ist aber, u.a. von der Stiftung Warentest, eine Frist von drei Jahren. So können Nachweise für die Zahlung von Rechnungen, Miete oder Versicherungen nachgewiesen werden. Kunden mit Online-Banking sollten sich die entsprechenden PDFs regelmäßig speichern, bei manchen Banken ist das nur eine gewisse Zeit lang nötig. Bei Bedarf können ältere Auszüge bei den jeweiligen Banken angefragt werden (meist etwa zehn Jahre lang). (Symbolbild) © HelmaSpona/Imago

Entgeltabrechnung: Dafür stehen die wichtigsten Abkürzungen

Um den Fachjargon der Entgeltabrechnung zu verstehen und damit einen besseren Überblick über die monatlichen Gehalts- oder Lohnauszahlungen zu erhalten, lohnt es sich, die wichtigsten Abkürzungen zu kennen. Hier ein Überblick:

AV	Arbeitslosenversicherung	Drei Prozent des Entgelts jedes Arbeitnehmers werden in hier eingezahlt, wobei der Arbeitgeber die Hälfte übernimmt
E	Einmalbezug	Einmalige Auszahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld
GB	Gesamtbrutto	Setzt sich aus dem Bruttogehalt sowie allen anderen Leistungen, Zuschlägen und Zulagen zusammen
KiSt	Kirchensteuer	Jedes Kirchenmitglied muss diese Steuer in Höhe von acht oder neun Prozent (je nach Bundesland unterschiedlich) zahlen
KK	Krankenkasse	Angabe der Krankenkasse des Arbeitnehmers
KV	Krankenversicherungsbeitrag	Jeder Arbeitnehmer ist gesetzlich versichert, der Arbeitgeber übernimmt die Hälfte des Beitrags
L	Laufender Bezug	Wiederkehrende Auszahlung wie bspw. Gehalt durch den Arbeitgeber
LSt	Lohnsteuer	Höhe ist von der Steuerklasse abhängig
PV	Pflegeversicherung	Pflegeversicherung in Höhe von 2,55 Prozent (Arbeitgeber zahlt die Hälfte)
RV	Rentenversicherung	Gesetzlicher Beitrag liegt bei 18,6 Prozent, wobei der Arbeitgeber die Hälfte zahlt
StKl	Steuerklasse	Steuerklasse 1 bis 6 möglich
SV	Sozialversicherung	staatliches Absicherungssystem für soziale Risiken

Selbstverständlich gibt es noch zahlreiche weitere Abkürzungen, die im individuellen Fall angewendet werden können. Einen vollständigen Überblick finden Sie beispielsweise auf der Internetseite von firma.de.